Табель учета рабочего времени: образец 2021 года, как правильно заполнить, оформление, документы

Время, в течение которого работник осуществлял свои трудовые обязанности, отражается в табеле учета рабочего времени. Это первичный документ бухгалтерского учета, служащий отправной точкой для расчета заработной платы и подтверждающий основания для ее начисления.

Каждый работодатель, независимо от организационно-правовой формы, обязан вести табель в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса. Налоговый орган вправе проверить не только начисление заработной платы и налогов, но и регистр, на основании которого она рассчитана. Доказательством станет именно табель учета рабочего времени персонала.

Утверждено две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13.

к содержанию ↑

Для чего он нужен?

Функционально табель необходим для следующих целей:

  • контроля персонала в отношении явок и неявок на рабочее место (а также их причин);
  • анализа фактической занятости каждого работника;
  • расчета переработок;
  • начисления заработной платы и иных выплат, зависящих от фактически отработанного времени;
  • доказательства при возникновении трудовых споров;
  • основания для увольнения при наличии прогулов;
  • для составления отчетности в органы контроля.
к содержанию ↑

Кто его ведет?

Учет рабочего времени с проставлением соответствующих отметок в табеле возлагается на лицо, назначенное ответственным соответствующим приказом руководителя. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, а также руководители структурных подразделений или сам руководитель.

При составлении приказа в нем прописываются сведения об ответственном лице (лицах) с указанием должности и ФИО. Дополнительно назначается лицо, которое будет замещать табельщика на время его отсутствия.

к содержанию ↑

Заполняем табель рабочего времени по шагам:

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

  • сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
  • фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе.

А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

При заполнении документа следует применять нормы, прописанные в Указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Им подчиняется ведение всех документов, связанных с учетом трудового времени и его оплаты.

Для фиксации рабочего времени применяется унифицированная форма Т-13. Заполняется она в единственном экземпляре.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

С наступлением месяца открывается новый табель и в конце закрывается, поэтому порядковый номер табеля будет соответствовать порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Табель включает в себя все дни периода.

Допустимо подводить промежуточные итоги.

Заполняется документ ответственным лицом в следующем порядке:

  1. В верхней части формы указываются реквизиты работодателя с указанием структурного подразделения, если по каждому ведется отдельно.
  2. Табличная часть состоит из сетки, в которую вносится информация по каждому работнику отдельно:
  • ФИО с должностью в соответствии с штатным расписанием;
  • табельный номер, который присваивается работнику при оформлении его на работу;
  • количество фактически отработанных часов и дней, при этом в верхней части ячейки проставляется признак явки или неявки на работу, в нижней – количество часов работы в день.
  1. В графах 5 и 6 подводятся итоги по отработанным часам и дням за половину месяца и за целый.
  2. Следующие графы с 7 по 9 относятся к бухгалтерскому учету, они могут остаться пустыми при использовании одного кода оплаты труда для всех сотрудников (его следует указать в шапке соответствующих граф). Например в 7 столбце:
  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.
  1. Последние столбцы предназначены для итогов, отражающих неявку сотрудника на рабочее место с кодировкой причины и указания часов и дней.

Табель учета рабочего времени после заполнения заверяется подписью руководителя структурного подразделения и лицом, ответственным за его ведение. Затем документ передается в бухгалтерию расчетчику заработной платы.

Ведение табеля возможно одним из способов:

  • вручную на бланке;
  • с использованием технических средств, в том числе программ по кадровому и бухгалтерскому учету.

к содержанию ↑

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени?

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

к содержанию ↑

Основные коды для заполнения табеля

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты В
Ночная смена Н
Выполнение государственных обязанностей Г
Сверхурочные часы работы С
Продолжительность времени работы вахтовым методом ВМ
Нахождение в служебной командировке К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт ПМ
Отпуск очередной ежегодный ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата УВ
Отпуск по беременности и родам Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия Б
Больничный лист неоплачиваемый Т
Сокращенный рабочий день ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности ПВ
Прогул ПР
Неполный рабочий день НС
Оплачиваемые выходные дни ОВ
Неоплачиваемые выходные дни НВ
Время нахождения на забастовке ЗБ
Неявка на работу без объяснения НН
Случаи простоя по вине работодателя РП
Простой по вине работника ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты НЗ
к содержанию ↑

Ответы на частые вопросы:

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: образец и рекомендации

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

  1. Форма № Т-12.
  2. Форма № Т-13

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

  1. Предназначение
  2. Контролирующий орган
  3. Различие между бланками
  4. Внесение данных
к содержанию ↑

Предназначение

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

  • Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
  • Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

к содержанию ↑

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

  • Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
  • На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
  • Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

  • В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
  • Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
  • Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

к содержанию ↑

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:

к содержанию ↑

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

  • Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
  • Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

  1. В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
  2. Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
  3. Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
  4. Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
  5. Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
  6. Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
  7. Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
  8. Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
  9. В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
  10. Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.

Пример заполнения формы № Т-12:

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).

Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

к содержанию ↑

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

к содержанию ↑

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

к содержанию ↑

Как заполнять табель учета рабочего времени

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения.

П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.

к содержанию ↑

Общая информация

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.

Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:

  1. Чтобы было понятно, сколько часов работник трудился по факту, а сколько не работал, а провел, допустим, на больничном или в отпуске.
  2. Чтобы зафиксировать допущенные им нарушения рабочего графика — опоздания, прогулы.

Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.

Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.

к содержанию ↑

Принципы заполнения

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

  1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

к содержанию ↑

Как заполнить форму Т-12

Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:

  • наименование работодателя, а также название подразделения, если оно есть:
  • код ОКПО:
  • период, за который ведется табель:
  • его порядковый номер и дату составления:

Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — фамилию, инициалы и должность работника;
  • графа 3 — табельный номер из личной карточки или из приказа о назначении на должность:
  • графы 4 и 6 — сведения о явке или неявке сотрудника за каждый день месяца. Эта информация отражается в двух ячейках: в верхней код, в нижней — количество часов:
    Сведения о рабочем времени отражаются отдельно за первую (графа 4) и за вторую (графа 6) части месяца;
  • графы 5 и 7 — суммарные значения дней и часов отдельно за первую и вторую половины месяца;
  • графы 8-13 — итоговые сведения об отработанном за месяц времени, в том числе количестве дней и часов, с выделением отработанных сверхурочно, в ночное время, а также выходных и праздничных дней (если таких данных нет, ячейки остаются пустыми):
  • графы 14-16 — сведения о количестве дней и часов, которые сотрудник пропустил, с указанием кода причины:
  • графа 17 — количество выходных и праздничных дней в месяце (рекомендуется свериться с производственным календарем).

Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.

Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени

Сегодня организации в обязательном порядке заполняют табель учета рабочего времени, позволяющий следить за выполнением сотрудниками распорядка рабочего дня. Также этот документ необходим для правильного расчета зарплаты в бухгалтерии.

Он может заполняться вручную и автоматически. Нюансы данного процесса, а также форма документа приведены в данной статье.

к содержанию ↑

Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит

Для правильного функционирования организации все сотрудники должны соблюдать рабочий режим, который бывает следующих видов:

  • Односменный. Отработанное сотрудником за смену время может учитываться понедельно, за каждый день или суммировано.
  • Ненормированный. Особенность этого режима в том, что сотрудник может быть привлечен к исполнению трудовых обязанностей сверх привычного для других работников времени.
  • Гибкий. Он отличается тем, что сотрудник сам вправе устанавливать начало и конец своего рабочего дня. Однако даже в организациях, практикующих работу по гибкому графику, может быть установлен промежуток времени, в течение которого сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте.
  • При работе ввахтовом режиме сотрудник временно не имеет возможности возвращаться домой по окончании рабочего дня.
  • Раздробленный режим работы практикуется в организациях, оказывающих услуги с разной интенсивностью в течение рабочего дня.
  • Режимсокращенного рабочего времени. Его особенность заключается в том, что при таком режиме общее количество отработанных за неделю часов должно быть не более 40.

Для четкого контроля соблюдения всех этих режимов компания заводит табель учета рабочего времени сотрудников.

В табель не заносятся данные о таких работниках:

  • Выполняющих свои функции вне офиса.
  • Трудящихся в организации на основании действия гражданско-правового договора.
  • Являющихся внешними совместителями.

Фиксируется следующая информация о:

  • Явке в рабочий день.
  • Явке в выходной день.
  • Выходном дне (или выходных днях).
  • Учебном отпуске.
  • Поездке в командировку.
  • Больничном.
  • Ежегодном отпуске.
  • Повышении квалификации сотрудника.

Эти обозначения могут вноситься в буквенной и цифровой форме. Чаще всего компании выбирают буквенный вариант, поскольку так проще понимать, воспринимать и запоминать информацию. Это облегчает работу табельщика.

Существует два типа бланков для данного документа:

  • Универсальные, которыми может воспользоваться любая организация.
  • Разработанные конкретной компании для своего локального пользования. На них должны присутствовать все реквизиты компании.

Бланк состоит из трех частей:

Титульной страницы, на которой присутствуют кодовые обозначения обстоятельств, по которым сотрудник может не явиться на работу. К этим обстоятельствам относятся больничный лист, дополнительные выходные и т.д.

  • Учета рабочего времени, в котором содержатся данные за все рабочие дни.
  • Таблицы, в которой высчитано итоговое количество отработанных часов и сумма заработной платы.
  • Если в табеле была допущена ошибка, ее можно исправить, если имеются документы, подтверждающие неправильность внесенных данных.

    Существуют самые распространенные ошибки, которые могут допускать лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени:

    • Выходные и праздничные дни отмечаются как рабочие.
    • Указываются только фамилия и инициалы сотрудников, но нет никаких данных о занимаемой ими должности.
    • В день перед официальным праздником рабочая смена должна закончиться на час раньше. Отсутствие отметки об этом является ошибкой.

    Перед тем, как взять на себя ответственность по ведению данного табеля, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

    Если проверяющие надзорные органы заметят ошибку, организация в целом и сотрудник в частности могут быть привлечены к ответственности. Поэтому перед сдачей документа в бухгалтерию необходимо все тщательно проверить и внести изменения при наличии неточностей и ошибок.

    На практике помимо заполнения табеля применяют такие способы контроля рабочего времени:

    • Контроль посещения на входе в организацию.
    • Наблюдение с помощью видео- или аудиосистем.
    • Ведение таблиц в Excel.
    • Учет при помощи специальных программ.
    • Работа в программах бухгалтерского учета.
    • Контроллеры и карточки доступа.
    • CRM-системы.
    к содержанию ↑

    Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

    Табель учета рабочего времени используется для контроля соблюдения распорядка рабочего дня, а также для расчета зарплаты в дальнейшем.

    Режим рабочего времени – это порядок распределения рабочего времени сотрудника и времени отдыха.

    Учет рабочего времени – это метод подсчета часов, которые сотрудник потратил на выполнение своих обязанностей.

    Сведения из табеля учета рабочего времени могут потребоваться некоторым должностным лицам:

    • Бухгалтеру для расчета суммы заработной платы.
    • Сотруднику трудовой инспекции, который по представленным в табеле данным может зафиксировать факт нарушения прав сотрудника.
    • Представителю Фонда Социального Страхования. Исходя из количества отработанных часов и времени нетрудоспособности работнику назначается пособие в определенном размере.
    • Представителю Федеральной Налоговой Службы, который может заинтересоваться тем, насколько правильно в компании сформированы налоговая база и корректно начисляются страховые взносы.
    • Работнику Росстата может потребоваться информация из табеля для составления статистических данных.
    к содержанию ↑

    В каком виде ведется табель учета рабочего времени

    Существует два варианта заполнения табеля:

    • «Сплошное», когда в документ ежедневно вносятся данные о каждом сотруднике.
    • Регистрация отклонений от соблюдения рабочего режима. При таком способе ведения в табель вносятся только опоздания, неявки на работу, переработки и т.д.

    Каждый руководитель сам решает, каким способом вести учет.

    Первый метод позволяет полностью отразить все данные о посещении. Второй способ экономит время, поскольку нет необходимости ежедневно заносить информацию о каждом сотруднике.

    Вести табель можно в бумажном и в электронном виде. Также возможно ручное и автоматическое внесение данных в табель.

    к содержанию ↑

    Как заполнить табель учета рабочего времени

    На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

    • Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
    • Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
    • Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

    Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

    Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

    Документ составляется в единственном экземпляре.

  • Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
  • Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
  • Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
  • Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
  • За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
  • Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
  • На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
  • Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
  • Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
  • При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
  • Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
  • При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
  • При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.
  • Форма Т-12 — образец заполнения

    В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

    В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

    Мнение эксперта
    Семенов Александр Владимирович
    Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

    Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

    • Полное название компании.
    • Коды организации.
    • Номер.
    • Период ведения отчетности.
    • Дата составления.

    В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

    Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

    Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

    к содержанию ↑

    Дата и подписи документа

    Нет четкого правила касательно того, как заполнять графу под названием «дата составления». В основном там указывают последнее число текущего месяца.

    На документе должны присутствовать подписи нескольких человек, поэтому даже если бланк был заполнен в электронном виде, его необходимо распечатать. Либо использовать электронные подписи.

    Подписать табель должны ответственное лицо, руководитель подразделения и работник отдела кадров.

    Автор статьи
    Семенов Александр Владимирович
    Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
    Следующая
    ДокументыСт 65 ТК РФ документы, предъявляемые при заключении трудового договора в редакции 2021 года

    Добавить комментарий

    Adblock
    detector