Срок хранения больничных листов в организации

С лета 2017 года в России действует электронный формат листка нетрудоспособности. По своей сути он абсолютно равнозначен бумажной форме этого документа, но имеет в сравнении с ней ряд преимуществ:

  • отсутствует возможность фальсификации и утраты;
  • исключается бумажный документооборот (в т. ч. при подготовке документов для проверки);
  • повышается оперативность обработки больничного;
  • обеспечивается легкость доступа к документу для лиц, имеющих право на такой доступ.

При этом сама процедура выписки и дальнейшей обработки больничного не меняется. Его по-прежнему выдает медучреждение (сообщая заболевшему уникальный номер, присвоенный больничному в ЕИИС «Соцстрах», для передачи работодателю), заполняет необходимыми данными работодатель, который делает также расчет и выплату суммы пособия, если в регионе его работы не действует пилотный проект, в рамках которого эти функции берет на себя ФСС.

Наряду с электронным больничным в 2021 году продолжает применяться и бумажный его вариант. Но оформляется только один из них. Право выбора вида больничного закреплено за заболевшим лицом (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).

к содержанию ↑

Срок хранения больничных в 2021 году

Электронный больничный существует лишь в виде электронного документа, созданного в ЕИИС «Соцстрах» и используемого через эту систему. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по его хранению.

По-иному обстоит дело с бумажным документом. Его работник должен принести работодателю вне зависимости от того, действует ли в регионе пилотный проект.

Если пилотный проект имеет место, то назначение пособия будет осуществлять ФСС. Больничный, соответственно, будет храниться в фонде.

Работодателю же надлежит полученные от работника документы (заявление на оплату периода нетрудоспособности и больничный) снабдить данными о заработке за период, учитываемый в расчете, и (при необходимости) иными документами (акт о несчастном случае или профзаболевании) и не позднее чем через 5 календарных дней направить этот комплект в ФСС (п. 3 первого и второго Положений, утв.

Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

В регионах, где пилотный проект не действует, работодатели продолжают самостоятельно осуществлять расчет суммы платежа по больничному и производить выплату работнику. Им придется хранить больничный у себя и предъявлять его при проверке, проводимой ФСС.

Срок хранения листка нетрудоспособности установлен ст. 618 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 как равный 5 годам.

Инструкция: как хранить больничные листы в организации

Сколько хранятся больничные листы в организации — по мнению большинства экспертов, не менее шести лет, так как эти документы необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов.

к содержанию ↑

Зачем хранить листки нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.

Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п.

12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

к содержанию ↑

Где их хранить организации

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2021 году, поэтому исходим из двух принципов:

  • обеспечение сохранности документов;
  • возможность быстро найти нужный бланк.

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.

Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

  • порядковый номер;
  • дата предоставления бланка работником;
  • Ф. И. О. работника;
  • должность, структурное подразделение;
  • номер и дата выдачи документа;
  • наименование лечебного учреждения;
  • период освобождения от работы.

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

к содержанию ↑

Сколько времени хранить и что делать потом

Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

6 п. 3.4 ст.

23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.

По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.

После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.

к содержанию ↑

Порядок хранения электронных листков нетрудоспособности

С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии.

Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.

Срок хранения больничных листов в организации

  • Главная
  • О компании
  • Наши Услуги
  • Статьи
  • Вопрос-Ответ
  • Контакты
к содержанию ↑

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.

Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к.

от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.

9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

к содержанию ↑

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст.

29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение.

Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4.1 и равен 5 годам.

При этом пункт 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер.

Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета).

Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Автор статьи
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Следующая
СрокиСрок обжалования предписания: можно ли обжаловать действия государственного инспектора труда

Добавить комментарий

Adblock
detector