Прием на работу: как оформляется, документы, правила приема, порядок и алгоритм, этапы, пошаговая инструкция

Обращаем внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления: алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Скачать схему алгоритма приема на работу.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

1. Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу.

Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда.

Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации.

Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника.

Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

На этом же этапе анализируются специфические требования к работнику. Например, наличие медицинских заключений о пригодности к предлагаемой работе. И решается вопрос о необходимых мероприятиях. Например, о направлении работника на медосмотр.

2. Ознакомляем работника с локальными нормативными актами

Рекомендуется делать это под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.

3. Заключаем трудовой договор

  • Заполняется шаблон трудового договора.
  • Работник знакомится с содержанием шаблона. Разъясняются и согласуются детали при необходимости. Например, испытательный срок и порядок его прохождения.
  • Подписывается трудовой договор работодателем и работником.
  • Регистрируется трудовой договор в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.
  • Вручается один экземпляр трудового договора работнику.
  • При необходимости на этом же этапе заключается и договор о материальной ответственности.

Отдельно заключается договор о полной матответственности или о коллективной. Если должность работника не требует такой ответственности, работают соответствующие пункты трудового договора. Это так называемая ограниченная материальная ответственность, заключения отдельного договора не требующая.

4. Готовим приказ о приеме на работу

  • Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
  • Подписывается у руководителя.
  • Работник знакомится с приказом под роспись (в 3-дневный срок со дня фактического начала работы).
  • Регистрируется приказ в Журнале регистрации приказов.

5. Оформляем личную карточку работника

Оформляется личная карточка работника (например, по унифицированной форме Т-2).

Данные о работнике и из карточки передаются в «заинтересованные» подразделения: учитывающие рабочее время, начисляющие зарплату, обеспечивающие работников предметами труда и СИЗ и т. п.

Если локальными НПА работодателя предусмотрено заведение личных дел работников, на данном этапе формируется и личное дело.

6. Оформляем трудовую книжку

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

А также вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если на момент трудоустройства трудовой книжки у нового работника нет, она заводится работодателем.

7. Направляем обязательную информацию

  • По последнему месту службы — в отношении граждан, которые за последние 2 года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы — в 10-дневный срок с даты заключения трудового договора.
  • В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления — в отношении граждан, подлежащих воинскому учету.
к содержанию ↑

Скачать описание пошагового алгоритма приема на работу

Прием сотрудника на работу: 14 шагов

Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.

Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу

Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.

Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)

Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.

Шаг 3. Проверка документов

Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:

  • Паспорт.
  • Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
  • Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
  • Документ воинского учета (для военнообязанных).
  • Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).

Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.

к содержанию ↑

Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):

  • Работник проработал менее 5 дней.
  • Работник — совместитель.
  • Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
  • В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 8. Оформление личной карточки

ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить.

Шаг 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)

Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. Легче будет уволить за разглашение, если таковое произойдет.

Шаг 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных

В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений.

Шаг 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим)

Шаг 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных)

При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме.

Шаг 13. Проведение вводных инструктажей

Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отразите в журнале регистрации инструктажей.

Шаг 14 Оформление личного дела работника (необязательно)

В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании.

Смотрите также: Как оформить удаленного сотрудника

Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь. Делать это можно даже удаленно.

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

В каталоге Русской Школы Управления есть более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте! Юлия Жижерина Преподаватель Русской Школы Управления

Основные условия приема на работу нового сотрудника — правильный порядок оформления, пошаговая инструкция

Прием на работу граждан РФ является достаточно стандартной процедурой, не представляющей особой сложности для кадровиков.

Но они порой забывают, что процесс требует системного подхода, необходимости придерживаться общей схемы.

Даже любая мелочь, упущенная в процессе оформления нового сотрудника, может повлечь внимание со стороны прокуратуры, либо ГИТ, что совсем не желательно для работодателя.

В данной статье мы подробно приведем пошаговую инструкцию, алгоритм приема сотрудника на работу с образцами документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

к содержанию ↑

Определение

Прием на работу – это процесс трудоустройства конкретного человека на определенную должность. Она представляет собой написание заявления, подписание договора, заполнение личной карточки и оформление целого пакета документов, без которого новый сотрудник не сможет вовремя приступить к выполнению своих обязанностей.

Кто принимает решение о трудоустройстве?

Закрытию любой вакансии предшествует большой труд кадрового работника.

Он отбирает кандидатов.

Проводит многочисленные собеседования, тестирует наиболее подходящих соискателей, проверяет их профессиональную пригодность.

Тесно взаимодействует с начальником структурного подразделения, чтобы подобрать максимально подходящего работника.

Но все же окончательный вердикт о том, кого брать на работу, принимает не кадровик, а руководитель. Лишь его разрешающая виза дает основание для подготовки приказа о приеме.

к содержанию ↑

Основания

А трудовой кодекс от соискателей заявления не требует. Первоочередным документом, дающим зеленый свет для оформления работника, является трудовой договор.

Но спешит отказываться от заявления все же не стоит. С его помощью легче инициировать процесс приема сотрудника. Собственноручно написанное заявление о приеме на работу.

Завизированное всеми заинтересованными в сотруднике лицами, в том числе руководителем организации – удобный документ для налаживания вопросов, возникающих во время процедуры приема на работу. Волеизъявление соискателя, согласие работодателя – все в одном месте.

к содержанию ↑

Этапы процесса трудоустройства

Как осуществляется прием на работу? Что нужно?

Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности:

  1. Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).
  2. Предоставление документов.
  3. Ознакомление с инструкциями.
  4. Подписание договора.
  5. Издание приказа.
  6. Запись в трудовую книжку.
  7. Формирование личного дела.

Давайте рассмотрим все этапы приема на работу по отдельности:

Написание заявления

Прием сотрудника на работу начинается с того, что человек изъявляет свое желание работать в конкретной организации путем написания заявления.

Его содержание не регулируется нормативными документами.

Так как он не обязателен, в отличие от договора.

Принято, что в заявлении указывают должность, на которую соискатель претендует, структурное подразделение и желаемую дату начала работы.

Визируется у начальника, в подчинении которого сотрудник планирует трудиться, отписывается директором в отдел кадров.

Получение необходимых документов от кандидата

  1. Паспорт, СНИЛС.
  2. Трудовая книжка. Заводится на предприятии, если человек ранее не был трудоустроен.
  3. Военный билет для военнообязанных.
  4. Документы, способные подтвердить образование, уровень квалификации соискателя.

Для отдельных должностей предусмотрены дополнительные документы:

  1. Справка об отсутствии судимости для желающих поступить в сферу деятельности, куда не принимаются люди с уголовным прошлым.
  2. Водительское удостоверение для профессиональных водителей.
  3. Справка об имущественном положении для служащих.

Отсутствие других документов не станет препятствием для заключения трудовых отношений.

В отдельных случаях у будущего сотрудника работодатель обязан затребовать медицинскую справку:

  1. Оформление несовершеннолетнего.
  2. Деятельность в пищевой промышленности, сфере общепита.

Ознакомление с локально-нормативными актами

Должностные обязанности, как и многие локальные акты, предъявляются заранее.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с с локально-нормативными актами.

Работник должен увидеть и прочитать их еще в качестве соискателя и подтвердить факт ознакомления своей подписью.

Это важный момент. Если дата ознакомления будет стоять позже даты договора, то при возникновении спорных вопросов, работодателю придется искать оправдательные документы, почему он не выполнил свои обязательства вовремя.

Будущий работник, до преступления к выполнению своих обязанностей, должен представлять, что его ожидает, какие требования в трудовом коллективе предъявляют к сотрудникам.

При этом не стоит предъявлять работнику все имеющиеся локальные акты. Необходимо ознакамливать лишь с теми, которые касаются его будущей работы:

  • правила внутреннего трудового распорядка в соответствии ч.3 68 статьи ТК РФ;
  • положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция, коллективный договор, положение о социальном обеспечении, информационной безопасности есть не в каждой организации. Ознакамливают с ними только при их наличии.

Заключение

  • форма трудового договора только письменная, устный вид не допускается;
  • составляется не менее чем в 2-х экземплярах;
  • подписью работника заверяется факт получения им своего экземпляра.

Следующие позиции всегда должны присутствовать в договоре

  1. Место работы. Указывается юридический, фактический адрес, где работник будет трудиться, наименование отдела.
  2. При наличии должностных обязанностей дается отсылка на них, при отсутствии прописывают полный перечень всех обязанностей работника.
  3. Размер заработной платы со всеми выплатами и добавками. Дату его выдачи.
  4. Режим труда, все виды отдыха сотрудника.
  5. Испытательный срок наличие/отсутствие.
  6. На какой срок заключен договор.

Обязателен ли договор о материальной ответственности?

Часто действия работодателя нарушают закон, заключая договор о материальной ответственности со всеми работниками. Но существует Перечень Минтруда, в котором приведены все наименования должностей и виды работ, предполагающие материальную ответственность.

Подписание документа с лицами, занимающие другие должности, нецелесообразно. Он не имеет юридической силы, и взыскать ущерб с сотрудника не получится.

Приказ о приеме на работу

Приказ полностью повторяет условия из трудового договора. Чаще всего приказ о приеме издается в унифицированной форме Т-1 и Т-а. Подписывается двумя сторонами. Для ознакомления дается всего три дня. Нарушение сроков – явный штраф в случае судебной тяжбы.

Как правильно составить приказ о приеме, вы узнаете в представленном видео:

Внесение записи в трудовую книжку

Время, в течение которого кадровый работник может сделать запись в трудовой, лимитирован. Дается всего пять дней

Заполнение трудовой книжки выполняется в соответствии с инструкцией по его ведению.

Наименование должности должно точно соответствовать наименованию должности в приказе и трудовом договоре.

Четко указывается дата приема, документ-основание.

Внесения сведений в книгу учета движений трудовых книжек

Полученная от работника трудовая книжка обязательно отражается в книге учета.

В ней фиксируются основные сведения:

  • Ф.И.О. владельца книжки;
  • должность, на которую он оформлен;
  • структурное подразделение;
  • серия, номер трудовой книжки;
  • серия, номер вкладыша, при его наличии;
  • подпись лица, получившего документ и сделавшего запись.

Оформление Т2

Личная карточка представляет собой единую для всех форму Т2, отражающая актуальную информацию о работнике.

В ней записываются все персональные данные человека:

  • Ф.И.О., год рождения, место рождения;
  • паспортные данные;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • образование;
  • награды;
  • воинский учет (звание, категории годности, военкомат, мобилизационное предписание);
  • должность.

Кадровики обязаны постоянно обновлять сведения Т2, дополняя его новыми фактами:

  • переводы;
  • отпуска;
  • поощрения;
  • изменения личных данных.

Осведомление военкомата

Обязательное условие приема на работу человека — соискатель должен состоять на воинском учете, работодателю необходимо затребовать его военный билет. На основании полученных данных, в местный военкомат (по прописке сотрудника) отправляются сведения. Форма уведомления единая. В ней прописывают следующую информацию:

  • должность;
  • структурное подразделение;
  • когда принят, номер приказа.

Сведения необходимо отправить в течение десяти дней. Задержка недопустима.

  • Дата приема на работу

Если в документе не оговорен день, когда сотрудник должен начать выполнение своих трудовых функций, то датой приема считается следующий день, после вступления договора в законную силу.

То есть, договор заключен 16 июня и сделана приписка, что он вступает в силу в тот же день. Значит дата приема – 17 июня.

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Но чаще всего в трудовом договоре дополнительно указывают, с какого дня работник приступает к выполнению своих трудовых функций. То идеальный вариант, позволяющий избежать недопониманий со стороны работника

к содержанию ↑

Дискриминация

Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.

Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.

Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.

Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.

Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам, что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность.

к содержанию ↑

Ответственность работодателя

Штрафы за дискриминацию возможно не столь серьезны. Индивидуальный предприниматель за неправильную вакансию заплатит до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо будет вынуждено погасить штраф от 10 до 15 тысяч.

Тут стоит учитывать, что штраф отдельно начисляется за каждое объявление. И если работодатель ежемесячно подбирает десятки работников и каждая вакансия выложена с нарушениями, то сумма уже становится достаточно серьезной.

к содержанию ↑

Отказ соискателю

Если кандидат не подходит по требованиям фирмы, и получил отказ в трудоустройстве, то он имеет право затребовать его обоснование в письменном виде.

Несоответствие деловых качеств – единственно возможный мотивированный отказ.

Все остальные причины необоснованны.

Работодатель обязан учитывать лишь деловые качества. Подписывая отказ необходимо обосновать его установленными для вакантной должности требованиями:

  • общий стаж;
  • опыт по профилю;
  • образование.

Организация может вести свои дополнительные критерии. Для того в локальных документах необходимо зафиксировать процесс оценки профессиональных качеств.

к содержанию ↑

Полезное видео

Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Как принять нового сотрудника на работу, как заполнить кадровые документы? Об этом вы узнаете в следующем видео:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4

Автор статьи
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Следующая
ДругоеПрием на работу иностранных граждан: правила и порядок трудоустройства

Добавить комментарий

Adblock
detector