Как заверить трудовую книжку: как оформить, порядок, требования

Заверение электронных документов, воспроизведенных на бумажном носителе, происходит аналогично. Это относится и к электронным трудовым книжкам, которые появятся в 2021 году.

Порядок заверения документа у работодателя

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:

  1. Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
  2. Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
  3. Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.

Представители фирмы-нанимателя после получения от специалиста заявления на копию трудовой обязаны в трехдневный срок исполнить его просьбу (согласно постановлению Кабмина №225). На практике время подготовки документа сокращается до нескольких часов: процедура не предполагает больших временных затрат. Работник вправе не давать пояснений и не сообщать, зачем ему потребовался документ.

Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.

к содержанию ↑

Как заверить многостраничную копию трудовой книжки

Пронумерованные и сшитые листы копии допускается заверить единой надписью. Для этого на обороте последнего листа на нитки приклеивается кусок бумаги (концы ниток должны из-под него «выглядывать»), на котором указывается следующее (в нашем примере — 3 листа):

В таком случае последний заполненный разворот допустимо сопроводить надписью «По настоящее время работает в занимаемой должности» с указанием уполномоченного лица, его подписью и датой.

к содержанию ↑

Заверяем для банка при получении кредита (особенности требований)

При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги.

В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги.

Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.

При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.

Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

По истечении данного временного отрезка, служащие ОК обязаны предоставить заверенный дубль трудовой книги. После получения документа, необходимо убедиться в наличии всех обязательных реквизитов.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина

Каждый лист ксерокопии должен содержать следующие пометки:

  1. Фразу «Экземпляр верен».
  2. Фирменный штамп.
  3. Образец росписи и расшифровывание ФИО кадрового служащего, осуществившего выдачу копии.
  4. Дату заверения.

Отсутствие любого из реквизитов, упомянутых выше, делает выданную копию недействительной. Следует сделать акцент на то, что последний лист, должен содержать запись «Работает по настоящее время». После этого, страница заверяется согласно вышеуказанному порядку.

к содержанию ↑

Некоторые тонкости процедуры заверения трудовой книжки

При оформлении заверенных сведений следует обратить внимание на некоторые моменты:

О том, обязан ли ИП использовать печать, читайте здесь

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

к содержанию ↑

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.

Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.

Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.

к содержанию ↑

Подводим итоги

  • Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
  • Заверительная надпись в 2021 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
  • Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
  • Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.
к содержанию ↑

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2021 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними.

Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления.

Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти о, подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

к содержанию ↑

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах.

А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия.

При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

к содержанию ↑

Копия ТК

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия:

  1. При устройстве на вторую работу
  2. Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
  3. Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
  4. Комплект документов на визу
  5. Социальные льготы по закону
  6. оформление пенсионных выплат;
  7. процедура усыновления;
  8. получение загранпаспорта

И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.

Не путайте копию и выписку из трудовой. По факту, выписка – это тоже копию, но лишь частичная, отдельных страниц. Хотя выписка тоже может быть использована и востребована.

Как заверить трудовую книжку: как оформить, порядок, требования

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Содержание статьи:

к содержанию ↑

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

  1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
  2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
  2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
  3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

к содержанию ↑

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

к содержанию ↑

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

к содержанию ↑

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31

Последние новости

Принят закон, который обязывает родителей после развода обеспечить детей жильем

Новый Закон об обязанности родителей после развода обеспечить детей жильем внесет изменения в статью 86 Семейного кодекса РФ, в которой до этого были прописаны лишь обязательства по выплате алиментов на лечение и реабилитацию ребенка после развода.

Индексация пенсий работающим пенсионерам в 2021 году — свежие новости

Пенсии работающих пенсионеров наконец-то будут тоже проиндексированы – об этом сообщила Сопредседатель профильной рабочей группы по Конституции России Талия Хабриева. Напомним, что пенсии трудящихся пенсионеров, в том числе имеющих инвалидность, не индексировались с 2016 года.

Это было обусловлено сложной экономической ситуацией в стране, но вовсе не было справедливо – об этом говорили и сами пенсионеры, и эксперты из ПФР и соцзащиты.

Изменения в ОМС в 2021 году – новые анализы в списке бесплатных, новые правила лечения

Как заверить трудовую книжку по новым правилам и для каких случаев новые правила заверения будут применяться?

Далеко не всегда работник может получить на руки трудовую книжку, если его трудовые правоотношения с действующим работодателем не завершены. Как правило, в подавляющем большинстве случаев работнику приходится довольствоваться копией документа.

Каким образом нужно правильно заверить данный документ в настоящее время, чтобы он был принят в любой организации?

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

к содержанию ↑

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?

Трудовая книжка в оригинале может быть выдана работнику до момента расторжения трудовых правоотношений только в том случае, если речь идет о предоставлении данного документа в Фонд социального страхования.

В остальных случаях, чтобы не было нарушения правил выдачи данного документа, на руки работнику по его запросу предоставляется только заверенная копия. Чаще всего такая копия требуется в следующих случаях:

  • при предоставлении документов в Федеральную налоговую службу, например, для получения налогового вычета;
  • для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации, если работник достиг возраста выхода на пенсию и занимается ее оформлением, но при этом продолжает работать в той или иной организации;
  • в миграционные органы для оформления загранпаспорта и подтверждения своей возможности выезжать в другие государства;
  • в визовые центры (так как многие государства предоставляют туристическую, гостевую или рабочую визу только при наличии у заявителя официального места работы в государстве, гражданином которого он является);
  • если требуется подтверждение официального стажа и наличия официального места работы при обращении в кредитно-финансовые учреждения и т. д.
к содержанию ↑

Новые правила

Выдается заверенная копия трудовой книжки или выписка из нее по личному заявлению сотрудника, которому она потребовалась. В заявлении необходимо указать информацию о том, куда именно будет предоставляться копия такого документа.

До 1 июля 2018 года при заверении копии трудовой книжки было достаточно поставить отметку «Верно» или «Копия верна», а также указать, кто делает такое заверение (должность и ФИО кадрового работника или иного приравненного к нему сотрудника), поставить подпись заверителя и печать организации.

В соответствии с требованиями данного документа отметка о заверении теперь должна включать следующие составные части:

  • само слово «Верно» или словосочетание «Копия верна»;
  • данные о должности лица, которое копию заверяет;
  • подпись такого сотрудника вместе с его расшифровкой (ставятся инициалы и фамилия);
  • дата, в которую было осуществлено такое заверение (независимо от того, идет ли речь о копии трудовой книжки или выписке из нее);
  • информация о том, где хранится подлинник документа, с которого снята копия или сделана выписка), если такая копия предоставляется в другую организацию;
  • печать организации (если она имеется у организации, несмотря на то, что с апреля 2015 года ООО и АО имеют право обходиться без нее).

Если речь идет о заверении копии трудовой книжки или выписки из нее, которая предоставляется для Федеральной налоговой службы, то заверяющего сотрудника необходимо предупредить о данном месте подачи заверенного документа заранее. Это обусловлено тем, что относительно проставления печати на копии трудовой книжки или выписки из нее у ФНС России имеются свои требования, которые противоречат новому ГОСТу в той части, что такая печать должна в обязательном порядке затрагивать подпись и расшифровку лица, осуществившего заверение.

В противном случае документ может быть не принят сотрудником подразделения ФНС как несоответствующий установленной форме.

к содержанию ↑

Где можно заверить

Если говорить о местах, где можно заверить копию трудовой книжки, то место обращения будет напрямую зависеть от того, работает ли сейчас конкретный человек или нет:

  • если сотрудник, нуждающийся в предоставлении ему заверенной копии трудовой книжки, в настоящее время официально трудоустроен, то ему достаточно обратиться в кадровое подразделение своей организации либо к тому сотруднику, который приравнен к кадровикам. В течение трех дней с момента заявления такой сотрудник будет обязан предоставить ему заверенную надлежащим образом копию;
  • если человек не трудоустроен официально, а его трудовая книжка находится у него на руках, заверение может осуществить нотариус, который не только поставит свои подписи и печати на документе, но также и установит отметку о том, когда было осуществлено заверение.

Независимо от того, кто именно заверял копии документов, они будут иметь равную юридическую силу и принимаются затребовавшими их организациями без каких-либо ограничений и споров.

Если то или иное заведение отказывает в приеме заверенной копии, то данный отказ нельзя считать правомерным.

к содержанию ↑

Наиболее распространенные ошибки

В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:

  • отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
  • неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
  • допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
  • на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.

В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.

Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.

Копия трудовой книжки по новому с 01.07.2018 — образец и описание

Информация обновлена и актуальна на Декабрь 2021 года

  1. Общая вводная информация
  2. Порядок заверения копии трудовой книжки в 2021 году
  3. Особенности и новые правила заверения в 2021 году
  4. Распространённые ошибки при заверении книжки
  5. Когда и кому нужна копия трудовой книжки в 2021 году

Согласно нормам и требованиям, содержащимся в 62 статье Трудового кодекса, а также, исходя из информации, опубликованной в 7 пункте правительственных Правил – каждый работодатель должен выдать по запросу (оформляется соответствующее заявление) сотрудника необходимые документы, в том числе и копию трудовой книжки.

Стоит отметить, что данное право на получение копии установлено и в 84.1, а также 89 статьях Трудового кодекса, предусматривающим бесплатную выдачу этого документа не позднее 3 дня после направления работником заявления на её выдачу. При этом, многие читатели рубрики о трудовом праве сайта «Юридическая скорая помощь», к сожалению – путают копию книжки и её дубликат, правила выдачи которого чётко прописаны в инструкции, которая входит в 69 Постановление Министерства Труда.

Сегодня я – автор и практикующий юрист Олег Устинов, расскажу Вам как заверить трудовую книжку в 2021 году и о том, как избежать при этом наиболее распространённых ошибок, которые могут привести к конфликтам сторон и судебным искам.

к содержанию ↑

Общая вводная информация

Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.

Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.

Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.

Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:

А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.

к содержанию ↑

Порядок заверения копии трудовой книжки в 2021 году

Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце. После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.

Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:

  1. Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
  2. или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.

В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно. Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению).

При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.

Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется). В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати».

Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись. Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию!

Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность.

В 2021 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:

  1. руководитель фирмы;
  2. бухгалтер;
  3. работник отдела кадров;
  4. предприниматель.

Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!

к содержанию ↑

Особенности и новые правила заверения в 2021 году

Теперь, давайте рассмотрим актуальный порядок действий при заверении копии трудовой, который начинает действовать с 1 июня 2021 года. Кроме всего вышеперечисленного, работодателю нужно проставлять ещё одну запись, которая содержит сведения о фактическом месте хранения оригинала копии выдаваемого документа! Без этой записи копия будет считаться недействительной!

Заверитель может указать в качестве места хранения обычный сейф, располагающийся в отделе кадров или же номер личного дела своего сотрудника, в котором собраны для хранения все документы работника. Рассматриваемая надпись проставляется в одном месте, а именно – на странице настоящего работодателя (там, где он указывает, что данное лицо до сих пор является сотрудником его организации).

к содержанию ↑

Распространённые ошибки при заверении книжки

Предпринимателю и руководителю организации, в первую очередь, нужно ознакомить с новыми правилами заверения копий остальных уполномоченных на это сотрудников! Но, это совсем не значит, что работник, получающий копию документа, не должен проверять актуальность данных и соответствие копии нормам и требованиям законодателя. Ведь, в случае ошибки, именно сотруднику придётся повторно обращаться в орган, требующий предоставить копию!

А потому, получая на руки копию – не поленитесь проверить её на наиболее распространённые ошибки из этого списка:

  1. Подпись заверяемого лица проставлена не на всех страницах. Данный пункт относится лишь к случаям, когда заверяется не сшитая копия.
  2. Печать фирмы или надпись «Копия верна» проставлена не на каждом листе. Порою, в спешке сотрудник, заверяющий копию трудовой, пропускает несколько или один лист. Как Вы могли догадаться, этот пункт также относится к не сшитым копиям.
  3. Лицо, заверившее копию – не обладает полномочиями совершать данные действия. Это редкая, но грубая ошибка, ведущая к недействительности документа! Поэтому – обязательно проверьте, чья именно подпись присутствует на странице/страницах копии.
  4. На странице или страницах копии отсутствует запись о том, что работник продолжает работать в данной организации.
  5. Отсутствует информация о месте хранения оригинала трудовой книжки.
  6. Печать фирмы-работодателя проставлена так, что она не касается копии.

Как правильно заверить трудовую книжку: образец, порядок и требования

к содержанию ↑

Трудовая книжка

Является главным документом, который информирует о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязуется вести трудовую книжку своего подчиненного, если он проработал больше 5 дней и для него это место деятельности является основным источником дохода.

В документ вписывают сведения о работнике, его роде деятельности, какую работу он выполняет, переводах на другую должность и увольнении, причинах завершения трудового договора, а также информацию о наградах за успехи в рабочей деятельности. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, если санкцией не является само увольнение.

Также в трудовую книжку по месту занятости вносят следующую информацию:

  • о времени службы в ВС РФ и государственных органах правопорядка, в том числе противопожарных;
  • о периоде обучения на курсах и в школах по переквалификации, повышении квалификации и подготовке кадров.

Если исполнитель осуществляет свою деятельность по договору о дистанционной работе, то сведения об этом могут не быть внесены в трудовую книжку. Подтверждением стажа и нахождения на должности будет выступать договор о дистанционной службе.

В случаях, когда этот документ отсутствует, можно предоставить работодателю трудовую книжку для внесения туда сведений.

к содержанию ↑

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Объединение «ГОЗНАК» изготавливает бланки для трудовых книжек. Такими бланками должен быть обеспечен работодатель, о чем свидетельствует Приказ №117н Минфина РФ.

Купить легальный бланк документа можно в отделе канцтоваров. Но перед этим необходимо убедиться, что предприятие имеет договор с «ГОЗНАКом», потому что их бланки считаются действительными. Не стоит покупать трудовые книжки в метро или газетном киоске, поскольку разрешения на продажу такой документации у них наверняка нет.

Учет новых бланков на предприятии ведется в специальной книге, за которую отвечает квалифицированный сотрудник кадров.

Трудовые книжки — это подотчетные документы, поэтому хранится они должны в сейфах или металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и ограничить доступ посторонних лиц. За хранение отвечает работодатель, поэтому выдавать трудовые книжки он может только при увольнении.

Некоторые начальники предприятия выдают документ на руки сотруднику, даже если он сейчас находится в штате. Но нужно помнить, что такое действие не считается законным и в случае потери трудовой книжки работником будет отвечать работодатель.

к содержанию ↑

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель должен выдать этот документ его владельцу в день окончания срока трудового договора. Если сотрудник отказывается от получения формуляра или его вообще нет на рабочем месте, глава организации может выслать уведомление о необходимости явиться на рабочее место за своим документом или отправить трудовую книжку по почте непосредственному владельцу.

Такое действие застрахует работодателя от будущих претензий о задержке передачи формуляра.

Сотрудник при получении документа из отдела кадров должен расписаться в учетной книге. Трудовые книжки, их выписки и дубликаты должны храниться у работодателя до востребования, а если никто не востребовал, срок хранения составляет 75 лет.

к содержанию ↑

Утрата трудовой книжки

При смене рабочего места трудовая книжка остается на руках у владельца. Часто именно при таких обстоятельствах люди теряют этот документ.

После утраты трудовой книжки необходимо обратиться на предыдущее место работы с заявлений о выдаче новой на основании той информации, которая внесена в дело работника.

Как быть, если организация прекратила свою деятельность или была расформирована? Остается только одно — на новом месте работы просить работодателя создать еще одну трудовую книжку. Это делается на основании заявления владельца с указанием причины отсутствия документа.

Вносить сведения о стаже и предыдущих местах работы со слов работника начальник предприятия не может, но если имеется документальное подтверждение, это вполне реально. Однако, как правило, такие действия не практикуются и первой записью в трудовой книжке будет то место работы, где она была выдана.

Не стоит беспокоиться о стаже, ведь все данные о предыдущих местах работы есть в Пенсионном Фонде, ФОМС и ФСС.

к содержанию ↑

Право на копию

Глава предприятия не может отказать работнику в предоставлении ему копии (выписки) трудовой книжки.

На основании письменного запроса работника руководитель должен выдать копию документа или заверенную выписку из него не позднее 3 дней с момента подачи заявления (статья 62 Трудового Кодекса РФ).

Для чего нужна копия или выписка

Заверение трудовой книжки может потребоваться для последующего предоставления в требующую инстанцию. Например, для получения кредита или социального пособия часто нужна такая бумага.

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Для оформления какой-либо документации частым условием является предоставление информации об источниках постоянного дохода. Обычно, обходятся образцом заверения трудовой книжки, поскольку оригинал выдается лишь в исключительных случаях.

к содержанию ↑

Как и где сделать заверение

Трудовая книжка — важный юридический документ. Поэтому, если субъект устроен на работу и числится в штате, то книжка должна состоять на хранении в отделе кадров или у непосредственного руководителя предприятия.

В случаях, когда лицо не числится в штате или не трудоустроено, документ должен быть у него на руках.

Способы заверения трудовой книжки:

  1. Работнику предприятия, который числится в штате сотрудников, нужно обратиться к непосредственному руководителю или в отдел кадров с соответствующим заявление о выдаче копии формуляра с указанием организации, куда будет направлен дубликат.
  2. Если трудовая книжка на руках у субъекта, заверить ее можно только у нотариуса на платной основе.
к содержанию ↑

Порядок заверения трудовой книжки

  1. Личное обращение. Для нотариальной конторы хватит и устной просьбы о заверении. В предприятии же потребуется написать заявление о предоставлении копии или выписки трудовой книжки. Не во всех организациях это является обязательным условием, но компании, где штат сотрудников достаточно большой, могут выдвинуть такое требование к заверению трудовой книжки.
  2. Определение необходимых страниц. Далеко не всегда для подтверждения трудового стажа или источника дохода нужны все страницы документа. Как правило, специалист из отдела кадров выделяет первую страницу, где расположена информация о личности владельца, и дополнительно несколько страниц с информацией о трудовой деятельности. Например, сведения о наградах в банк не нужны, но они могут понадобиться, если работник хочет претендовать на звание «Ветеран труда». Необходимо определиться, для каких страниц нужно заверение, а какие можно оставить без него.
  3. Ожидание и получение. Как упоминалось ранее, в течение 3 дней со дня подачи заявления работодатель выдает заверенную копию или выписку. Остается только получить ее и предоставить в организацию, требующую заверенного дубликата.
к содержанию ↑

Общие правила оформления

Новое заверение трудовой книжки практически не изменило старого порядка оформления копий. Чтобы обозначить внесенные изменения, нужно изучить старые правила заверения и увидеть, что в них добавили, а что убрали.

Итак, для правильного заверения трудовой книжки всегда нужно учитывать следующие особенности:

  • Снимаются копии всех страниц трудовой книжки (исключением являются сведения о наградах), начиная с первой, где указана информация о владельце, заканчивая последней с информацией о нынешнем месте работы. Это нужно для того, чтобы комиссия организации, которая требует образец заверения трудовой книжки, видела весь пройденный трудовой путь субъекта (в дальнейшем это может повлиять на их решение) и причины ухода с предыдущих мест работы.
  • Заверить копию трудовой книжки может специалист отдела кадров, главный бухгалтер или начальник предприятия, где работает субъект.
  • Не стоит увеличивать масштаб, нужно делать копию тех размеров, что и сама книжка;
  • Все листы документа брошюруются и в конце на бумажной наклейке указывается количество страниц действующей копии.

Общие правила заверения трудовой книжки состоят из того, что на последней странице сшитого документа должны содержаться следующие элементы:

  • номер записи;
  • подтверждение «Верно» или «Копия верна», прописанное вручную или нанесенное при помощи специального штампа;
  • должность специалиста, заверяющего документ;
  • его инициалы и подпись;
  • дата оформления;
  • печать предприятия.

Для несшитых документов такая информация должна содержаться на каждом листе копии.

Некоторые организации просят поставить отметку «Работает по настоящее время». Это требование не соответствует новому ГОСТу заверения трудовой книжки, но пометку сделать можно, поскольку оно и не противоречит действующим правилам.

Одной из наиболее распространенных ошибок является постановка печати в неправильном месте. Печать предприятия должна стоять в строго определенном месте:

Стоит отметить также, что печать не должна захватывать подпись должностного лица, заверяющего документ. Обычно ее ставят так, чтобы она стояла поверх подписи и инициалов. Это не совсем корректно. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица и ее должно быть видно так же, как и инициалы. Общая схема по правилам заверения трудовой книжки:

Как видно из представленного примера, для печати отводится специальное место. В образцах заверения трудовой книжки можно увидеть следующее:

Однако согласно новому ГОСТу, это нельзя считать правильным.

к содержанию ↑

Новый ГОСТ заверения трудовой книжки

Теперь необходимо рассмотреть, какие изменения были внесены действующим ГОСТом с июля 2018 года. Новые правила заверения копии трудовой книжки требуют постановки дополнительной записи. Это не столь существенное изменение, как казалось бы, но соблюдать его нужно.

В образце заверения трудовой книжки нужно указать место, где хранится оригинал документа. Такая пометка нужна в том случае, если копия книжки передается в стороннюю организацию. Например, для предоставления образца в банк, чтобы получить кредит, в записи нужно будет указать, что подлинник находится на хранении по месту работы служащего.

Новый ГОСТ вводит систему заверения копии документа при помощи специальных штампов. Также согласно ему по-новому расшифровывается подпись оформителя, где сначала пишутся инициалы должностного лица, а уже потом фамилия.

к содержанию ↑

Сроки действия заверения

Информация в трудовой книжке может регулярно обновляться при смене рабочего места. Общим правилом введено, что период актуальности копии заверенной трудовой книжки равен одному месяцу.

Но период годности такого документа может потерять свою действительность, если в течение одного месяца в трудовую книжку были внесены определенные изменения.

К примеру, работник ООО «Маршзавод» идет оформлять кредит, предоставляя в отделение банка необходимые документы. Через две недели он увольняется.

В кредите ему будет отказано, поскольку при обращении в место хранения документа банку сообщат, что таковой работник уже не работает, а трудовая книжка находится у него на руках. Что делает копию документа недействительным.

Поэтому, намереваясь передавать дубликат трудовой книжки в сторонние организации, нужно предоставлять актуальную информацию.

Автор статьи
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.
Следующая
ДругоеКак высчитываются алименты с зарплаты

Добавить комментарий

Adblock
detector