Дубликат трудовой книжки: образец 2021 года, как оформить, порядок выдачи

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

  • личные сведения о работнике;
  • данные о трудовых периодах;
  • сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

  • когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
  • записи невозможно восстановить.
к содержанию ↑

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

к содержанию ↑

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

к содержанию ↑

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника.

При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать о. А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

к содержанию ↑

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

    Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.

  • На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
  • Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
    • личное дело работника;
    • приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
    • трудовые договора, заключенные с работником;
    • дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
    1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.
    к содержанию ↑

    Документы для указания записей о стаже

    Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

    Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

    В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

    Образец заявления на выдачу дубликата

    Генеральному директору ООО «Альфа» Николаеву А.А. Петровой Анны Ивановны, инженера отдела снабжения

    В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

    Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

    Оформлен дубликат трудовой книжки серия ТК №_____________________ “______”________________2017 г. _________________________________ подпись работника кадровой службы

    к содержанию ↑

    Как правильно заверять копию

    Правила заверения:

    Заверенная копия действительна 1 месяц. После трудоустройства она автоматически теряет свою силу.

    Как быть, если документ утрачен по вине нанимателя

    Возможны следующие причины, независимо от которых обязанность по подготовке и выдаче дубликата лежит на работодателе:

    • форс-мажор (пожар, потоп). Бывают непредвиденные обстоятельства, когда на предприятиях случается массовое уничтожение трудовых книжек, по независящим от нанимателя причинам. В таких случаях создается специальная комиссия, которая будет проводить расследование. Она состоит из работодателя и членов трудового коллектива, профсоюзных организаций, исполнительной власти по месту юридического адреса предприятия, иных заинтересованных лиц. По результатам действий составляется акт, который служит основанием для изготовления дубликата сотруднику.
    • Халатное отношение инспектора отдела кадров или самого руководителя. В таких ситуациях для виновных в утрате предусмотрена административная ответственность и применение штрафных санкций.
    • Умышленные действия со стороны нанимателя (месть, не отдает по личным мотивам). Бывает и такое, что работодатель отказывается возвращать трудовую книжку без объяснения причин. Тут нужно сразу обращаться в прокуратуру либо в судебную инстанцию для разбирательства.
    к содержанию ↑

    Дублирование вкладыша

    Согласно п. 38 Правил ведения и хранения, вкладыш оформляется и заполняется так же, как и сама книжка. Поэтому и восстановление происходит в аналогичном порядке.

    Возможно 2 варианта:

    1. Подать заявление по предыдущему месту трудоустройства на основании п. 31 Правил. Работодатель обязан выдать бывшему сотруднику дубликат вкладыша.
    2. При трудоустройстве на другое место работы – написать заявление новому работодателю, согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ. Если нет данных с предыдущей работы, нужно найти свидетелей, по показаниям которых определят стаж.

    Заполняется вкладыш сотрудником кадровой службы. Срок его выдачи – 15 дней с подачи заявления.

    к содержанию ↑

    Если сотрудник еще не уволился

    Однако из этого порядка есть одно исключение.

    В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.

    Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.

    Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.

    Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки, предварительно оформив расписку о получении документа сотрудником. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.

    В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.

    Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.

    Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.

    Оформляем дубликат трудовой книжки

    В некоторых случаях работодателю приходится выдать работнику дубликат трудовой книжки. В статье подробно рассмотрим как это сделать правильно.

    1. Дубликат трудовой книжки при увольнении
    2. Кто оформляет дубликат
    3. Подготовка к выдаче дубликата
    4. Порядок действий работодателя
    5. Принятие книжки от бывшего работника
    6. Как оформить дубликат трудовой книжки
    7. Этапы оформления дубликата трудовой
    8. Оригинал трудовой книжки
    9. Законодательная база
    к содержанию ↑

    Дубликат трудовой книжки при увольнении

    В таких ситуациях, когда увольнение работника было признано незаконным, суд принимает решение об изменении записи в трудовой в основании увольнения. Например, если работник был уволен по статье за прогул, а изменить запись нужно на «прекращение трудового договора по собственному желанию».

    В этом случае работнику потребуется выдать новую книжку, на которой будет стоять отметка «дубликат». В новую книжку нужно перенести все записи прежней трудовой, кроме той записи, которая по решению суда была признана недействительной.

    Выдать дубликат нужно в срок до 10 дней после вступления решения в силу.

    к содержанию ↑

    Кто оформляет дубликат

    За оформлением дубликата не обязательно обращаться к тому работодателю, который сделал запись, признанную судом недействительной. Это может сделать и последний работодатель работника.

    Подготовка к выдаче дубликата

    Рассмотрим порядок, по которому работнику выдается дубликат трудовой книжки:

    • Проверка. Первоначально работодателю необходимо проверить, работали ли бывший сотрудник еще где-то после увольнения из этой компании. Если успел поработать еще где-то, то и оформить дубликат он должен там же. Если нет, то необходимо оформить новую книжку.
    • Заявление от работника. После этого, бывший сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой.
    • Определить срок, в течение которого нужно сделать дубликат. Специального срока для выдачи дубликата книжки в такой ситуации нет, в случае утери трудовой он равен 15 дням, в других случаях сделать это нужно в более сжатые сроки. А именно, в срок до 10 дней с момента вынесения решения судом
    к содержанию ↑

    Порядок действий работодателя

    Получив решение суда и заявление от работника, работодателю нужно издать новый приказ, в котором содержится решение руководителя об изменении основания по расторжению договора на «расторжение трудового договора по собственному желанию». Помимо этого, прежний приказ об увольнении следует признать недействительным.

    Приказ составляется в свободной форме. В этом случае важно также определиться с датой увольнения работника.

    Прежняя дата увольнения признана незаконной, поэтому новой датой будет та же, что и дата решения суда.

    Важно! Помимо изменения формулировки увольнения, необходимо также поменять дату увольнения.

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    Дата увольнения в дубликате ставится та, которой принято решение судом. Таким образом, не будут совпадать следующие даты: дата приказа и дата расторжения договора.

    к содержанию ↑

    Принятие книжки от бывшего работника

    Для того, чтобы перенести все записи из трудовой в дубликат потребуется прежняя книжка. Переносить данные из других документов, например, с прежних мест работы нельзя.

    Так как сотрудник уже уволенный, то и получить книжку нужно именно у него. Приняв книжку от сотрудника, необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к книжке.

    Основанием для приема трудовой книжки будет являться приказ работодателя об изменении основания для увольнения. В 10 графе такой книги ставит подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых и принявший эту книжку (Читайте также статью ⇒ Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2021).

    Важно! Трудовая принимается от бывшего сотрудника, поэтому оформить принятие нужно по всем правилам.

    к содержанию ↑

    Как оформить дубликат трудовой книжки

    Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка».

    Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку.

    Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

    На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».

    После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной. В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю.

    Стаж работы записывают суммарно. Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы.

    При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.

    к содержанию ↑

    Этапы оформления дубликата трудовой

    Таким образом, можно выделить пять основных этапов для оформления дубликата:

    1. Проверить, не трудился ли работник после увольнения у других работодателей. Если настоящая компания является последним рабочим местом, то от работника нужно получить заявление на оформление дубликата;
    2. После этого издается приказ о внесении изменений в формулировку основания увольнения на следующее: «увольнение по собственному желанию»;
    3. От работника получить потребуется оригинал книжки и об этом внести запись соответствующую Книгу учета;
    4. Оформить новую книжку с отметкой «дубликат», а в оригинальной книжке внести запись о том, что последняя запись об увольнении считается не действительной.
    5. Дубликат и оригинал книжки выдать работнику.

    В дубликате вместо той записи, которая судом была признана незаконной, делается другая запись об увольнении уже по собственному желанию. Дату увольнения при этом ставят ту же, что и дата вынесения судом решения. А в качестве документа указывается приказ об изменении основания увольнения.

    Все вносимые записи должен заверить сотрудник, отвечающий за ведение этих книжек. Кроме того ставится печать организации, а также подпись бывшего сотрудника (Читайте также статью ⇒ Две трудовые книжки одновременно — что делать работодателю).

    к содержанию ↑

    Оригинал трудовой книжки

    Оригинал трудовой оформить нужно также по всем правилам. Для этого ставится отметка о том, что запись об увольнении признана недействительной, а также указывается верное основание для увольнения.

    После всех указанных этапов, как оригинал, так и дубликат трудовой возвращаются работнику. Для подтверждения их получения он должен расписаться в Книге учета книжек.

    Дубликат трудовой книжки

    Дубликат оформляется на основании заявления работника в случаях:

    1) Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность по вине работника.

    В такой ситуации за получением дубликата лицо должно обратиться по последнему месту работы.

    Работодатель должен оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих трудовой стаж. Например: помочь с обращением в архивные службы, если один из предыдущих работодателей физического лица был ликвидирован.

    2) Если книжка была утеряна по вине работодателя.

    Причиной могут стать чрезвычайные ситуации: стихийные бедствия, массовые беспорядки, катастрофы и иные обстоятельства. В таком случае восстановление документа является обязанностью работодателя.

    Установление стажа работника производится специальной комиссией, создаваемой органами региональной исполнительной власти, на основании документов, имеющихся у сотрудника.

    Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    В результате работы комиссии оформляется акт, содержащий периоды работы, профессии (должности) и продолжительность стажа работника. На основании данного акта работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.

    3) Если в трудовую была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанная недействительной.

    В данном случае дубликат оформляется по желанию сотрудника. Т. е. работодатель может либо аннулировать ошибочную запись в установленном порядке, либо оформить дубликат, в который переносятся все сведения, за исключением записи, признанной недействительной.

    Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника.

    Инструкция по заполнению дубликата

    Заполнение производится следующим образом:

    1) В правом верхнем углу титульной страницы делается запись «Дубликат».

    Если предыдущая трудовая книжка имеется в наличии (например: содержащая ошибочную запись об увольнении), в ней так же на титульном листе записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

    2) Титульная страница дубликата заполняется на основании сведений о работнике, актуальных в настоящее время, т. е. дублировать старую информацию со всеми изменениями и дополнениями не нужно.

    3) Если сотрудник до поступления к данному работодателю уже работал, то в гр. 3 сведений о работе сначала заносится подтвержденная документально информация об общем (непрерывном) стаже на предыдущих местах работы.

    Общий стаж записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.

    Ниже расшифровываются отдельные периоды работы, на которые имеются подтверждающие документы:

    • в гр. 2 – дата приема на работу;
    • в гр. 3. – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник. Если имеются данные о переводе внутри указанной организации, также вносятся соответствующие записи;
    • далее в гр. 2 и 3 указывается дата и причина увольнения с данного места работы;
    • в гр. 4 записываются наименование и реквизиты документа, на основании которого заполнены сведения (справка от работодателя, выписка из архива, судебное решение и т. д.);

    Примечание: если сотрудником представлены документы, подтверждающие получение награждений, данная информация также заносится в соответствующий раздел дубликата.

    Затем нужно снять копии с представленных документов, заверить их и подшить на хранение в личное дело работника, а оригиналы вернуть владельцу.

    4) После восстановленных сведений в общем порядке заносятся стандартные записи о работе сотрудника в компании, которая выдает дубликат.

    Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

    Как оформить дубликат трудовой книжки:

    1. Получить заявление от сотрудника.
    2. Оформить приказ (не обязательно).
    3. При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
    4. Заполнить новый бланк трудкнижки.
    к содержанию ↑

    Когда выдают дубликат

    Инициатором оформления выступает:

    • работодатель;
    • сотрудник.

    Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

    Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

    Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

    Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

    к содержанию ↑

    Кто выдает

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

    • бывшего, если вы не работаете после увольнения;
    • настоящего, если вы уже работаете.

    Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил).

    Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п.

    7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4).

    Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям.

    Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

    к содержанию ↑

    Какие документы пригодятся для восстановления

    Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

    • реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
    • приказы (распоряжения) и выписки их них;
    • справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
    • лицевые счета;
    • личные дела и карточки;
    • бухгалтерская документация об оплате труда;
    • профсоюзный билет и т. д.;
    • архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.
    к содержанию ↑

    Основные правила

    Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

    • он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
    • исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
    • вносится персональная информация о работнике;
    • перечисляются занимаемые должности и позиции;
    • фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
    • заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

    В новую трудкнижку не вносят данные:

    • которые нет возможности подтвердить документально;
    • неточные, ошибочные и недостоверные.

    Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

    1. Подготовить новый бланк.
    2. Правильно внести подтвержденные записи.
    к содержанию ↑

    Оформление дубликата трудовой книжки

    Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

    Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

    Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

    • кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
    • обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
    • руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

    Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

    • напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
    • внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

    На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

    Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

    В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

    • рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
    • интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
    • даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
    • в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
    • сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
    • в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

    Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

    1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
    2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
    3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

    Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

    1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
    2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
    3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.
    к содержанию ↑

    Стоимость оформления

    Стоимость бланка не взимается в случаях:

    • массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
    • если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
    • порчи не по вине работника.

    Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

    Можно ли иметь две

    Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

    Законодательная база

    Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

    1. ТК РФ — ст. 66.
    2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
    3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

    Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

    Как оформить дубликат трудовой книжки?

    Нередко встречаются ситуации, когда гражданам РФ необходимо сделать дубликат своей трудовой книжки. Когда именно ее можно оформить? Как именно ее оформить? Какие сведения указываются в дубликате? Когда выдается дубликат?

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Рассмотрим все тонкости оформления документа подробней.

    к содержанию ↑

    Слово закона

    Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    Кроме того, регулируется пунктом 7.1 “Инструкции заполнения трудовых книг”, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от октября 2003 года № 69.

    к содержанию ↑

    В каких случаях выдается?

    Негодность

    Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

    • порваться;
    • обгореть при пожаре;
    • пострадать в результате иных воздействий.

    При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

    При утере

    Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

    Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

    В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

    Переносится только та информация, которая подтверждается документацией об официальном стаже сотрудника до его последнего трудоустройства, а также сведения о поощрениях и других видах наград.

    Массовая утрата

    Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

    При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

    К сведению: стаж определяется на основании предоставленной сотрудниками документации либо же свидетельских показаний (если подтверждающая документация отсутствует).

    По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

    В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

    Это связано с тем, что недостоверная информация может навредить сотруднику в будущих попытках официального трудоустройства либо же серьезно ударить по его репутации.

    В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

    к содержанию ↑

    Нормативные документы

    Вопросы, которые касаются оформления дубликата трудовой книжки, регулируются такими законодательными актами, как:

    • Постановление Правительства РФ № 225, регулирующие вопросы о порядке и процессе оформления дубликатов;
    • Постановление Министерством Труда РФ № 69, регулирующий вопрос о хранении и учете;
    • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, регулирующий вопрос учета и хранения дубликата трудовой книжки (дополнение к Постановлению Минтруда № 69);
    • Трудовой Кодекс РФ, в частности ст. 66.

    Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит все необходимые сведения по вопросу как сделать дубликат трудовой книжки.

    П ример записи о благодарности в трудовой книжке — здесь.

    к содержанию ↑

    Как оформить дубликат трудовой книжки в 2021 году?

    Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

    Кто оформляет и выдает?

    Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

    Помимо работодателя, дубликат выдает:

    • Пенсионный Фонд;
    • Государственный Архив.

    Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

    Стоимость процедуры

    Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

    Таким образом, сама процедура восстановления является бесплатной за исключением случаев, когда необходимо будет приобрести новую трудовую книжку.

    Алгоритм действий

    Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

    Общая схема

    Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

    • через работодателя;
    • с помощью Пенсионного Фонда;
    • обратиться в Государственный архив;
    • через судебный орган.

    Схема оформления дубликата:

    • Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
    • Обращение в соответствующий орган.
    • Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
    • Получение дубликата.

    Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

    Мнение эксперта
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

    Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

    Алгоритм достаточно прост:

    • Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
    • Подача заявления и копии трудовой книжки.
    • Период ожидания.
    • Получение дубликата.

    Восстановить по справкам

    Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

    В таком случае алгоритм заключается в следующем:

    • Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
    • Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
    • Получить дубликат.

    Действия без подтверждающих документов

    Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

    • обратиться в ПФ;
    • обратиться в Государственный архив;
    • обратиться в судебный орган.

    В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

    При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

    Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

    Оформление документов

    Нужно ли писать заявление?

    Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

    На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

    Скачать примерный бланк заявления можно здесь:

    Правила и инструкция заполнения

    Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

    Сведения

    На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

    • полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
    • дата рождения;
    • какое образование имеет;
    • какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

    Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

    Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

    Простыми словами нужно указывать общее число проработанных лет, месяцев и дней без уточнения сведений о работодателях, с которыми работал сотрудник.

    После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

    Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

    Места работы

    Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

    Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

    Примеры заполнения

    Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

    Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:


    Сроки

    Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

    к содержанию ↑

    Распространенные ошибки

    Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

    Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

    Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

    Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

    • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
    • запись информации, которая не подтверждена документально;
    • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
    • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

    В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

    • отсутствие полной информации на титульном листе;
    • отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
    • ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

    По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

    к содержанию ↑

    Кто заверяет?

    Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

    Может ли это сделать бухгалтер?

    Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

    Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

    Когда выдается?

    Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

    Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

    Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

    Автор статьи
    Гусев Павел Петрович
    Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
    Следующая
    ДругоеДосрочное оформление пенсии безработным гражданам

    Добавить комментарий

    Adblock
    detector