Документы при увольнении: перечень, сроки выдачи

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

  1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
  2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
  3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
  4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
  5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
  6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
  7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

  • трудовую книжку;
  • справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
  • иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

  • приказ о приёме данного сотрудника на работу;
  • приказы о повышении работника в должности;
  • приказы о переводе работника в другие отделы;
  • трудовой договор;
  • допсоглашения, если они заключались;
  • медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
  • приказ об увольнении;
  • трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов.

Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник.

Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

к содержанию ↑

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

  • по нетрудоспособности;
  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

  • сведения о работодателе;
  • сведения о работнике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

  • по форме СЗВ — М;
  • по форме СЗВ – СТАЖ;
  • раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

  • можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
  • можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

В поле «Признак» нужно указать:

  • 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
  • 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте.

Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя.

Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы.

Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

к содержанию ↑

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

  • написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
  • направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

  • написать жалобу в инспекцию по труду;
  • написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

  • при личном посещении;
  • почтовым отправлением;
  • через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы».

Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф.

Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

к содержанию ↑

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

  • заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
  • компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения.

Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении.

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата – это исключительная инициатива работодателя.

Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

к содержанию ↑

Какие 7 справок необходимо получить при увольнении работника в 2021 году?

В принципе, основной «костяк» обязательных к выдаче документов остался прежним. Так, в него сегодня входит 7 справок и форм:

А, сейчас, давайте рассмотрим перечисленные на фото бумаги подробнее и посмотрим, какие дополнительные справки при увольнении могут быть выданы работодателем в особых случаях.

Медицинская и трудовая книжка

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан внести в трудовую книжку работника информацию о расторжении с ним трудового договора, указав основания для этого и ссылаясь на соответствующую статью ТК РФ. После этого, документ либо отправляется по почте, либо выдаётся бывшему сотруднику на руки.

Крайне важно, чтобы гражданин получил свою трудовую вовремя, ведь в противном случае данный факт может быть расценен как нарушение законных прав работника. Проще говоря, подобная ситуация может быть рассмотрена как попытка препятствия для устройства гражданина в другую организацию на новую должность.

При этом, сотрудник, который проходил регулярные медицинские осмотры, имеет право требовать и медицинскую книжку, ведь она также входит в категорию персональных документов. При затягивании с её выдачей – работник может обратиться в судебные органы за получением компенсации от бывшего работодателя.

Расчётный лист

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, расчётный листок должен выдаваться всем сотрудникам при выплате из заработной платы, вне зависимости от того, запрашивал ли сам работник даный документ или нет. Как правило, эта бумага выдаётся в день зарплаты за вторую половину месяца.

Однако, при увольнении – его выдают на руки при окончательном финансовом расчёте. Стоит отметить, что, Трудовой кодекс России фактически обязывает закрепить в локальном акте или приказе порядок выдачи листа, а также его форму.

Если начальник отказывается выдавать Вам даны документ, ему стоит напомнить, что невыдача расчётных листков является прямым нарушением трудового законодательства РФ и влечёт за собой, согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, наложение штрафных санкций:

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

Согласно 2 пункту 3 статьи Закона «О занятости населения в РФ» (№1032–1 в редакции от 29 июля 2017 года), гражданин, который решил получить статус безработного, обязан встать на учёт, обратившись в службу занятости по месту прописки. Однако, это практически невозможно сделать без справки о среднем заработке за 3 месяца до увольнения.

При этом, в России отсутствует единая форма справки обязательная к принятию и для определённого города может действовать собственная форма, узнать о которой можно, посетив официальный сайт данного государственного органа или же спросить её шаблон у нанимателя. Если же у него нет такого образца – рекомендуем Вам воспользоваться утверждённым Минтруда России бланком №16–5/В-412.

Даже если увольняющийся работник не планирует в скором времени становиться на биржу труда, опытные юристы настаивают на том, чтобы данная справка была «на руках», ведь в будущем она может сыграть важную роль.

К таким случаям, например, стоит отнести увольнения, связанные с ликвидацией предприятия или фирмы, ведь после окончания процедуры ликвидации возможность получить данную бумагу исчезнет навсегда. А эта справка, между прочим, может пригодиться для подтверждения заработка и стажа во время формировании размера пенсионных начислений.

Бывший начальник обязан выдать справку в определённые законодательством сроки, вне зависимости от того, сколько именно отработал у него сотрудник (даже если этот период меньше 3 месяцев). Переходим дальше.

СЗВ-М — справка о перечислении взносов в ПФР

В этой форме зафиксирован объём денежных средств, которые были перечислены в ПФР в качестве обязательных взносов в период работы. Кроме того, по информации, содержащейся в ней, можно определить так называемы период страхового стажа гражданина.

Это обязательный документ при увольнении и он выдаётся вне зависимости, запрашивал ли его сотрудник или нет.

Чтобы избежать возможных проблем, специалисты рекомендуют подтверждать получение СЗВ-М личной подписью! Кроме этого, каждый работник, выходящий на пенсию, также получает форму СЗВ-СТАЖ, что даёт возможность работодателю право отложить отчётность в ПФР.

Справка 2-НДФЛ

Если ему было выплачено выходное пособие, не требующее перечислений НДФЛ, то в справке данное пособие не отражается. При этом, часть пособия, с которой был выплачен налог отмечается кодом дохода 2014, а компенсация (если таковая есть) за неиспользованные отпускные дни – кодом 2013.

Но, в большинстве случаев, эта информация нужна только работодателям, а работник должен просто получить справку.

Справка по форме №182н

Бланк №182н является документом, включающим информацию о заработной плате за 2 предшествующих года до увольнения, который необходим для подтверждения дохода сотрудника, на который начислялись обязательные страховые сборы.

Какие документы выдаются работнику при увольнении по собственному желанию

При увольнении у работника, как правило, прекращаются все официальные отношения с прежним работодателем. При этом на администрации лежит обязанность по выдаче бывшему сотруднику документов, подтверждающих правомерность проведённых с ним расчётов и обеспечивающих возможность воспользоваться на новом месте всеми предусмотренными льготами и правами, подтвердить свой профессиональный статус.

к содержанию ↑

Какие документы должны быть выданы при увольнении

Различают документы, обязательные к выдаче во всех случаях и любой категории сотрудников, и дополнительные документы, обязательные к выдаче в определённых случаях или определённым работникам. Перечень выдаваемых документов одинаков независимо от основания расторжения трудового договора.

Обязательные документы

Обязанность по выдаче конкретных документов и виды обязательных документов предусмотрены ТК и другими правовыми актами. Обязательные к выдаче при увольнении документы передаются в день увольнения.

Трудовая книжка

Трудовая книжка основным является официальным персональным документом, отражающим все трудовые перемещения работника, в т. ч. внутри одной организации. В будущем предполагается отказаться от бумажной формы документа и перейти на электронную, но пока действует прежний порядок.

В книжке должна быть сделана запись об увольнении. Перед выдачей документа все внесённые в неё работодателем сведения заверяются подписью первого руководителя (ответственного кадрового работника), печатью и подписью увольняемого.

По непонятным причинам в большинстве случаев кадровики не требуют при увольнении от работника поставить свою подпись, хотя это прямо предусмотрено п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, утв.

Пост. ПРВ от 16.04.2003 № 225.

При увольнении записи в трудовой книжке должен заверить в том числе и работник

Согласно ст. 84.1 ТК заполненная книжка выдаётся в день увольнения.

При невозможности выдачи в день увольнения в связи с отказом работника от получения или отсутствии на рабочем месте, администрация уведомляет сотрудника о необходимости личного обращения за документом или выражении согласия на отправку почтой. По письменному заявлению работника, своевременно не получившего трудовую книжку не по вине администрации, выдача осуществляется в течение 3 рабочих дней.

Получение книжки работник подтверждает своей подписью в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, ведение которой является обязательным согласно п. 40 Правил. Копия уведомления о необходимости получить трудовую книжку, подтверждение вручения (отправки) уведомления, согласие работника на почтовую пересылку документа также хранятся в материалах личного дела.

Расчётный лист

Согласно ст. 136 ТК работнику в письменном виде при каждой выплате зарплаты (ежемесячно) должна предоставляться информация:

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведённых удержаний;
  • об общей сумме, подлежащей выплате.

Документ, содержащий указанную информацию, получил название «расчётный лист». Форма листа и порядок его выдачи законодательно не определены и должны быть установлены локальным актом. В качестве примера можно привести такую расчётку. В бухгалтерское ПО встроены готовые варианты.

Форма расчётного листа и порядок его выдачи определяется работодателем

Расчётный лист вручается работникам ежемесячно и в строгом смысле не является документом, выдаваемым в связи с увольнением. Обязательная выдача при увольнении вытекает из содержания ст. ст. 84.1 и 136 ТК.

Сведения персонифицированного учёта

Ч. 4 ст.

11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает обязанность работодателя передать работнику при увольнении сведения о персонифицированном учёте. Сведения сводятся в формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Последняя справка является нововведением, отчётность по этой форме впервые предоставляется в 2018 г. за предыдущий год.

В выдаваемой справке не должно быть сведений о других работниках. Выдача документа, отражающего данные на других работников, запрещена.

Выдававшаяся ранее справка РСВ-1 в 2018 году не оформляется. Формы необходимы для обеспечения правильности начисления пенсии.

Справка о зарплате за два года

В соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 ФЗ от 29.12.2006 N 255-ФЗ, в целях обеспечения прав работника на выплаты в системе ОСС (пособия по временной нетрудоспособности, материнские выплаты) при трудоустройстве на новом месте, работодатель обязан выдать справку за два предшествующих и текущий год, содержащую сведения:

  • о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы;
  • о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в соответствии с законодательством не начислялись.

Медицинская книжка

Для некоторых категорий работников предусмотрено обязательное оформление медицинской книжки. В период работы документ хранится в личном деле сотрудника или выдаётся ему на руки по требованию. При прекращении трудовых взаимоотношений медкнижка должна быть выдана увольняемому в день увольнения.

Для некоторых категорий работников установлено обязательное оформление медицинских книжек

Порядок хранения медицинских книжек нормативно не установлен. Единственное упоминание об обязанности передать работнику медкнижку содержится в справочной информации, приведённой на стр.

30 самого документа. В связи с тем, что форма установлена в соответствии с ТК компетентным и уполномоченным на это органом — Роспотребнадзором (Приказ от 20.05.2005 N 402), обязанность её выдачи можно считать законодательно закреплённой.

Такой позиции придерживается Верховный Суд в решении от 24.03.2015 N АКПИ15–272.

Документы, выдаваемые по заявлению работника

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

Некоторые документы выдаются по мере необходимости по заявлению работника. Общая обязанность администрации выдать по требованию работника в течение 3 рабочих дней документы, связанные с работой, а также их копии, установлена ст.

62 ТК. Используемый в статье термин «работник» в данном случае охватывает и бывших сотрудников. Это вытекает из содержания нормы.

В качестве одного из подлежащих выдаче документов в статье указан приказ об увольнении. Учитывая, что документы выдаются в трёхдневный срок, указание на выдачу такого приказа непосредственно работающему заявителю бессмысленно.

Такая позиция подтверждается и судебной практикой.

Справка по форме 2-НДФЛ

Традиционно кадровые работники вручают увольняемому справку 2-НДФЛ (новая форма). Обязанность выдачи такой справки по заявлению сотрудника установлена ст.

230 НК. Документ предоставляется в течение 3 дней с момента подачи письменного заявления.

Справка может использоваться новым работодателем при расчёте больничного, хотя в этих целях в обязательном порядке должна быть выдана вышеназванная справка о зарплате за два года.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Для исчисления размера пособия по безработице в службу занятости необходимо предоставить справку о зарплате за 3 месяца.

Документы об аттестации

Для отдельных категорий работников законодательно установлена обязанность регулярно проходить аттестацию (педагогические работники, работники культуры и др.). Результаты аттестации оформляются протоколом комиссии, выписка из которого хранится в личном деле сотрудника.

Аттестация действительна в течение определённого периода. При трудоустройстве на новом месте для подтверждения соответствия потребуется копия выписки.

Другие документы

В зависимости от обстоятельств сотрудник, в т. ч. бывший, вправе запросить, а работодатель обязан предоставить:

  • копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
  • о периоде работы у данного работодателя;
  • копии приказов о взысканиях, поощрениях;
  • другие документ, связанные с работой.

Иногда может потребоваться характеристика (новому работодателю, в рамках уголовного, административного или гражданского производства, для представления в органы опеки и попечительства и т. д.).

Формально характеристика не подпадает под документы, выдача которых обязательна по требованию работника. Здесь потребуется личный контакт с бывшим руководителем.

к содержанию ↑

Оформление передачи документов

Движение некоторых документов должно отражаться в специальных журналах, ответственность за ведение которых несут соответствующие структурные подразделения. Кадровая служба отвечает за отслеживание перемещений трудовой книжки, бухгалтерия контролирует выдачу справок и т.

д. Работники подтверждают получение своей подписью в таких журналах.

Факт вручения трудовой книжки при увольнении обычно дополнительно подтверждается и собственноручной распиской произвольной формы.

Получение трудово книжки при увольнении обычно подтверждается собственноручной распиской

По общим правилам делопроизводства, даже если обязанность получателя подтвердить вручение ему документа нормативно не установлена, выдавать документы следует только с подтверждением получения. С учётом того, что при увольнении работнику передаётся пакет документов, в подтверждение передачи целесообразно оформлять соответствующий единый акт.

В акте следует указать:

  • наименование юридического лица, предпринимателя;
  • место и время составления акта;
  • должность, Ф. И. О. передающего лица, получателя;
  • основания передачи;
  • точный перечень передаваемых документов;
  • подписи.
к содержанию ↑

Ответственность за задержку выдачи документов

Работодатель не несёт ответственность за несвоевременную выдачу труд. книжки работнику, не получившему её в день увольнения:

  • с момента направления уведомления о необходимости получения или даче согласия на потовую пересылку;
  • в случаях несовпадения последнего дня работы с днём оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника в связи с прогулом или осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;
  • при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлён до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.

При несвоевременно выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику возмещается не полученный им заработок за период с момента увольнения до фактической передачи документа. День увольнения в таких случаях должен быть изменён на дату передачи трудовой книжки.

Помимо этого, работник вправе в судебном порядке взыскать убытки и компенсацию морального вреда. Общая административная ответственность за нарушения норм трудового права, к которым относятся неправомерные задержки и отказы в выдаче необходимых документов, предусмотрена ч.

1 ст. 5.27 КоАП.

Наказание установлено в виде:

  • предупреждения;
  • административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Автор статьи
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.
Следующая
УвольненияВыходное пособие при увольнении по инвалидности: выплаты

Добавить комментарий

Adblock
detector